AIツールを使って効果的な社外メッセージを書く方法

今日の慌ただしい職場環境では、外出時に明確な期待値を設定することが不可欠です。不在時のメッセージは、同僚やクライアントに不在であることを伝えるプロフェッショナルで効果的な方法であり、AIツールのおかげで、説得力のあるメッセージの作成がかつてないほど簡単になりました。

オフィス外メッセージとは？

自動返信や休暇応答としても知られる業務外メッセージは、あなたがメールに返信できないときに自動的に送信される返信メールです。
送信者にあなたが席を外していることを通知し、代替の連絡先や帰宅予定日などの情報を提供します。

どのような場合に業務外メッセージが必要ですか？

休暇や会議への出席、私用で外出する場合など、メールにすぐに返信できないような場合には、外出用メッセージが必要です。
不在を知らせることで、あなたに連絡を取る人は、他の場所にサポートを求めることができます。

オフィス外メールメッセージに含めるべき内容

不在連絡票を作成する際には、いくつかの重要な情報を盛り込みましょう：

1.挨拶："Hello "や "Dear [Sender's Name]"など、丁寧でプロフェッショナルな挨拶でメッセージを始める。

2.通知：現在外出中でメールに返信できないことを明記する。

3.期間：不在にする日付と、受信者がいつ返信を期待できるかを明記する。例えば、"私は[開始日]から[終了日]までオフィスを不在にしますので、戻り次第メールに返信します"。

4.代替連絡先：不在時に送信者をサポートできる同僚やチームメンバーの名前と連絡先を記入する。

5.緊急事項：必要であれば、不在中に緊急事項をどのように対処できるかを記載する。例えば、"緊急の用件がある場合は、[代替連絡先]に連絡してください"。

6.感謝の気持ち：送り主の理解と忍耐に感謝の意を示す。ご理解いただきありがとうございます」「ご辛抱いただき、ありがとうございます」と一言添えるだけでよい。

社外へのメッセージで避けるべきこと

欠席に関する情報を提供することは重要ですが、不在連絡票には避けるべき点がいくつかあります：

1.曖昧な返答：欠勤の日付と返答予定時間を具体的に伝えましょう。数日間不在にします」といった一般的な文言は避けましょう。

2.個人情報：代替の連絡先を伝えることは重要ですが、個人的な電話番号や住所を伝えるのは控えましょう。仕事上の連絡先にとどめましょう。

3.カジュアルすぎる口調：メッセージ全体を通してプロフェッショナルな口調を保ちましょう。スラングやくだけた言葉、感嘆符の多用は避けましょう。

4.説明が長い：メッセージは簡潔に、要点を絞って書きましょう。不必要な詳細や欠席の理由についての長い説明は避けましょう。

不在連絡票の15の例

1.シンプルな不在連絡票

こんにちは、

メールをありがとうございます。現在外出中で[日付]まで不在です。お急ぎの場合は、[メールアドレス]の[名前]までご連絡ください。それ以外の場合は、私が戻り次第、できるだけ早くメールに返信いたします。

よろしくお願いいたします、

[お名前］

2.休暇の連絡

こんにちは、

メールありがとうございます。私は現在休暇中で、[日付]まで不在です。お急ぎの場合は、[代替連絡先]までご連絡ください。ご了承ください。

よろしくお願いいたします、

[お名前］

3.病欠メッセージ

こんにちは、

メールありがとうございます。現在、病気のためオフィスを離れており、[日付]までメールをチェックすることができません。お急ぎの場合は、[別の連絡先]までご連絡ください。ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

よろしくお願いいたします、

[お名前］

4.大会事務局外メッセージ

こんにちは、

メールありがとうございます。私は現在会議に出席しており、[日付]まで受信トレイへのアクセスが制限されます。お急ぎの場合は、[別の連絡先]までご連絡ください。戻り次第、できるだけ早く返信いたします。

よろしくお願いいたします、

[あなたの名前］

5.産前産後休暇の連絡

こんにちは、

メールありがとうございます。現在、産休のためオフィスを離れており、[日付]までメールの返信ができません。お急ぎの場合は、[代替連絡先]までご連絡ください。ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

よろしくお願いいたします、

[お名前］

6.出産休暇の連絡

こんにちは、

メールありがとうございます。現在育児休暇中のため、[日付]まで不在となります。お急ぎの場合は、[代替連絡先]までご連絡ください。復帰後、速やかに返信させていただきます。

よろしくお願いいたします、

[お名前］

7.サバティカル・オフ・オフィス・メッセージ

こんにちは、

メールありがとうございます。私は現在サバティカル中で、[日付]まで不在です。お急ぎの場合は、[別の連絡先]までご連絡ください。ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

よろしくお願いいたします、

[お名前］

8.ホリデー・アウト・オブ・オフィス・メッセージ

こんにちは、

メールをありがとうございます。私は現在休暇をとっており、[日付]までメールをチェックすることができません。お急ぎの用件がございましたら、[別の連絡先]までご連絡ください。帰国次第、ご返信させていただきます。

よろしくお願いいたします、

[お名前］

9.トレーニング外メッセージ

こんにちは、

私は[日付]までトレーニングセッションに出席するため、オフィスを離れています。この間、メールへのアクセスが制限されます。お急ぎの場合は、[代替連絡先]までご連絡ください。できるだけ早く返信させていただきます。

よろしくお願いいたします、

[お名前］

10.裁判員としての職務外メッセージ

こんにちは、

メールありがとうございます。私は現在裁判員として勤務しており、[日付]まで勤務できません。お急ぎの場合は、[メールアドレス]の[氏名]までご連絡ください。そうでない場合は、帰国後できるだけ早く返信いたします。

よろしくお願いします、

[お名前］

11.葬儀欠席メッセージ

こんにちは、

私は現在葬儀に出席しており、[日付]まで不在です。お急ぎの場合は、[代替連絡先]までご連絡ください。ご理解とご協力をお願いいたします。

よろしくお願いいたします、

[お名前］

12.家族の緊急連絡先

こんにちは、

メールありがとうございます。現在、家族の緊急事態に対処しており、[日付]まで不在となります。緊急のご用件がございましたら、[代替連絡先]までご連絡ください。
また、戻り次第、できるだけ早くご返信いたします。

よろしくお願いいたします、

[お名前］

13.出張の連絡

こんにちは、

メールありがとうございます。現在出張中で[日付]まで不在です。お急ぎの場合は、[別の連絡先]までご連絡ください。帰国後、ご返信させていただきます。

よろしくお願いいたします、

[お名前］

14.退社メッセージ

こんにちは、

メールありがとうございます。私は現在引っ越しの手続き中で、[日付]まで不在となります。お急ぎの場合は、[別の連絡先]までご連絡ください。ご了承ください。

よろしくお願いいたします、

[お名前］

15.技術的な問題についてのオフィス外メッセージ

こんにちは、

メールをありがとうございます。現在、電子メールに技術的な問題が発生しており、[日付]までメッセージを受信または返信できない可能性があります。お急ぎの場合は、[メールアドレス]の[名前]までご連絡ください。

よろしくお願いします、

[お名前］

AIChatOneを使用して業務外メッセージをカスタマイズするには？

社外へのメッセージをカスタマイズしたい場合は、AIChatOneをご利用ください。

AIChatOneはAIを搭載したツールで、メッセージ作成、文法チェック、段落改善、動画要約など、多くの貴重な機能を備えています！
すべての強力な機能が使いやすいインターフェイスに詰め込まれているので、ワークフローが簡単になります。

以下の手順に従って、AIChatOneですぐにパーソナライズされたメッセージを作成してください：

1.ウェブブラウザ用のAIChatOne拡張機能をダウンロードしてインストールします。

2.AIChatOneアイコンをクリックしてサイドバーを開き、「書き込み」>「作成」をクリックし、「フォーマット」で「メッセージ」を選択します。

3.欠席日、代替連絡先、その他記載したい情報を入力します。トーン、長さ、言語を選択する。その後、「下書き作成」ボタンをクリックします。

4.メッセージをプレビューして、プロフェッショナルな仕上がりであること、要件を満たしていることを確認します。ご満足いただけない場合は、要件を書き直してメッセージを再生成することができます。

5.作成した社外向けメッセージをコピーし、アクティベートします。

まとめ

効果的な業務外メッセージは、長期間職場を離れる場合に欠かせません。
この記事のヒントに従うことで、プロフェッショナルでパーソナライズされたメッセージを作成することができます。

不在連絡票に関するFAQ

1.良い不在連絡票とは？

良い不在連絡票には、あなたの名前と肩書き、不在の日付、連絡先、いつまでに返事をもらえるかなどを記載しましょう。

2.良い自動返信とは？

良い自動返信は、プロフェッショナルで、有益で、パーソナライズされたものであるべきです。欠席に関する情報や、緊急時の連絡先も記載しましょう。

3.日付なしで不在通知を書くには？

欠勤の正確な日付がわからない場合は、"I will be out of the office for the next few weeks "や "I will be unavailable until further notice "といった一般的な表現を使うことができます。

4.チームのステータスを不在に設定するには？

OutlookやGmailなど、ほとんどのメールクライアントでは、設定メニューから "自動返信 "または "休暇応答 "を選択することで、自分のステータスを "不在 "に設定することができます。

5.Outlookで「外出中」を設定するには？

Outlookで不在通知を設定するには：

ステップ1.左上の「ファイル」をクリックします。

ステップ2."自動返信 "を選択する。

ステップ3. "自動返信を送信 "を選択し、不在の日付を入力します。

ステップ4.メッセージをカスタマイズする。

ステップ5. "OK "をクリックし、自動返信を有効にする。